La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relación al titulo del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).
Según Melinkoff (1987), para
estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos:
a)
Los principios generales.
b)
Los sistemas de organización.
c)
Los instrumentos metodológicos.
a)
PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.
Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al
dirigente en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de
la administración se han establecido quince principios que deben observarse al
organizar una empresa o institución según Melinkoff (op cit), se pueden enumerar en orden jerárquico de la
siguiente manera.
1. Principio
del Objetivo: de
acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines
permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización. Estos
fines ayudaran a estructurar en forma
adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques
de la administración denominan
misión a esta constelación a fines mas
generales y permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de la
misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.
2.
Principios de
los canales de Supervisión bien definida: según este
principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que
deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser
supervisada por otra de jerarquía mayor.
3. Principio del
espacio control: de
acuerdo con este principio, se debe
establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se
aconseja que el numero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la
naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los
subordinados, el medio ambiente físico.
4.
Principio del equilibrio dirección-control:
este principio establece que, a medida que el directivo o jefe delega autoridad
en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de la
organización sea total o de la parte de ésta que delegue.
5.
Principio del
equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con
este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe
ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo
debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.
6.
Principio de
fijación de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por
las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni
debería ser menor.
7.
Principio de
la selección y adiestramiento del personal: se enuncia
diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa,
luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.
8.
Principio de
la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos
deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina
deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.
9.
Principio de
identificación: este principio establece que todos los actos o
hechos que se sucedan o que sea
susceptibles de suceder en la institución y la cantidad de cosas que
se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con
otras hechos o cosas semejantes.
10.
Principio de
simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo
deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del
organismo.
11.
Principio de
la moral interna: este principio establece que debe haber
responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos
institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivos
como subalternos.
12.
Principio de
la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de
más de un jefe sobre la misma materia.
13.
Principio de
jerarquía o de escala jerárquica: establece que
debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde en directivo superior hasta el último
subordinado y que ésta debe funcionar
claramente a través de toda
organización.
14. Principio de especialización: establece que a medida que la
empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias,
etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.
15. Principio de centralización –
descentralización: se enuncia diciendo que hay centralización cuando la
adopción de decisiones y la
responsabilidad están centradas en la dirección superior de la institución y
que hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, la adopción de decisiones y la responsabilidad se
distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una buena descentralización
distribuye las decisiones y la autoridad
en los procesos de ejecución y concentra en la dirección superior las decisiones de política
y de orden normativo.
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